La numérisation de courrier est indispensable pour une entreprise dans la mesure où elle permet de conserver et de protéger les documents les plus importants de la structure. Elle fait partie des prestations proposées par une société de domiciliation aujourd’hui dans le cadre d’une domiciliation commerciale. Plus de détails à ce sujet dans ce dossier.

Pourquoi une entreprise a besoin de la numérisation de document ?

La numérisation de documents est beaucoup plus pratique : lorsque les documents sont numérisés, ils sont stockés dans le Cloud et peuvent être consultés en tout temps. Les employés ou les gérants de l’entreprise peuvent donc y avoir accès depuis n’importe où sans être obligés d’être dans un bureau physique. Le côté pratique ne s’arrête pas là, lorsque les courriers ou documents sont numérisés, c’est-à-dire transformés en fichiers numériques, le partage ou l’envoi vers d’autres destinataires devient plus facile. En effet, ils peuvent être envoyés en pièces jointes dans un courrier électronique et cela ne prend que quelques minutes. On parle aussi de dématérialisation de courriers et de documents et la plupart des entreprises y ont recours aujourd’hui. Cette solution facilite leur quotidien et allègent les charges et les tâches administratives. Elles y trouvent un intérêt pratique et financier. De plus, l’organisation, le tri et le classement des documents devient plus facile et plus rapide.

Cette solution est aussi rassurante dans la mesure où elle permet de protéger les documents les plus importants de l’entreprise à savoir les contrats professionnels, les dossiers comptables, les dossiers confidentiels, etc. Ces derniers ne risquent pas de se perdre ou d’être volés sur le Cloud dédié à l’entreprise. De plus, l’accès peut être limité à certaines personnes uniquement afin d’assurer une meilleure protection des données stockées et numérisées. Par ailleurs, cela vous permet d’économiser du temps et de l’argent en même temps : vous aurez plus de temps pour se concentrer sur votre activité ou votre production et vous n’aurez pas besoin de dédier du personnel pour s’occuper spécialement de vos courriers.

A qui confier la numérisation de courriers ?

La numérisation de courriers est une tâche déléguée à une société de domiciliation. Pour en profiter, il convient donc de solliciter les services d’un tel professionnel. Les prestations proposées par une société de domiciliation sont des prestations qui sont généralement dédiées à ses entreprises clientes dont le siège social est hébergé dans ses locaux. On parle bien sûr de domiciliation commerciale. Cette pratique est très répandue actuellement, elle est autorisée par la loi : une entreprise peut avoir son lieu d’exercice dans une ville et son siège social implanté auprès d’une société de domiciliation dans une toute autre ville, voire un autre pays. Son adresse officielle sera celle où le siège social est localisé : elle devient son adresse juridique, administrative et fiscale. La domiciliation commerciale est un excellent choix dans la mesure où la société de domiciliation attribue à votre structure une adresse prestigieuse à la hauteur de vos attentes afin de garantir votre visibilité et crédibilité. Cela a un impact important sur la croissance de votre entreprise car vous allez gagner plus de clients et conquérir d’autres marchés.

La numérisation de courriers, au même titre que la réception et la réexpédition, peut être prise en charge par la société de domiciliation. Vous êtes libre de définir les actions que vous lui autoriser. Néanmoins, tous les détails doivent être mentionnés dans le contrat de domiciliation. Dans le cadre de la domiciliation commerciale, votre entreprise peut aussi profiter d’autres services proposés par le domiciliataire : travaux de secrétariat, permanence téléphonique, etc.